Meine 3 meist genutzten Breeze Assistant Use Cases Als AE Bei HubSpot

Wie ich als Account Executive mit Breeze Assistant meinen Vertriebsalltag bei HubSpot revolutioniert habe, und warum ich mir die Arbeit ohne diese drei Funktionen nicht mehr vorstellen kann.

Warum Breeze Assistant mein Vertriebsleben einfacher macht

Ich arbeite seit ein paar Jahren bei HubSpot. Und wenn ich ehrlich bin: Die letzten Monate haben sich anders angefühlt. Nicht ruhiger, nicht „leichter“ , aber deutlich klarer. Und das hat für mich sehr viel mit Breeze Assistant zu tun.

Wichtig ist mir aber auch: Das war nicht von Tag eins an so. Als Breeze gelauncht wurde, war das Produkt aus meiner Sicht noch deutlich eingeschränkter. Viele Dinge, die ich mir im Vertriebsalltag gewünscht hätte, gingen einfach noch nicht oder nur sehr rudimentär. Es gab ein paar nette praktische Anwendungsfälle, aber vieles wirkte eher wie ein spannender Ausblick als ein Werkzeug, das mir sofort einen spürbaren Vorteil bringt. Ich habe Breeze am Anfang deshalb eher punktuell genutzt und dann wieder zur Seite gelegt, weil ich im Alltag nicht wirklich schneller wurde.

Parallel dazu sieht mein Tag als AE ziemlich konstant so aus: Ich habe im DACH-Bereich einen ziemlich großen Account-Bestand auf meinem Namen, grob 800 bis 900 Accounts, die in irgendeiner Form bei mir „hängen“. Natürlich sind nicht alle davon aktiv im Funnel, aber sie erzeugen Signale: Website-Besuche, Formular-Absendungen, E-Mail-Interaktionen, neue Kontakte, alte Opportunities, die wieder aufpoppen. Dazu kommen die klassischen Aufgaben: laufende Deals vorantreiben, neue Chancen identifizieren, interne Abstimmungen, Forecast-Meetings.

Mit dieser Menge an Accounts ist klar: Ich kann mich nicht überall tief reingehen. Ich muss sehr bewusst entscheiden, wo ich Zeit investiere und wo nicht. „Einfach mal alles durchklicken“ funktioniert bei 800–900 Accounts nicht. Wenn ich hier nicht mit System arbeite, verliere ich schnell den Überblick.

Genau deshalb hat sich Breeze für mich erst dann wirklich relevant angefühlt, als die Use Cases konkreter und alltagstauglicher geworden sind. Nicht mehr nur „AI im CRM“, sondern ganz praktische Unterstützung dabei, diese Masse an Signalen zu sortieren und mir Klarheit zu verschaffen, wo es sich lohnt, tiefer einzusteigen.

Der größte Wert von Breeze liegt für mich nicht in „AI um der AI willen“, sondern darin, dass ich im Alltag schneller von Kontext zu Klarheit und von Klarheit zu Aktion komme. Ich entscheide immer noch selbst, was ich wie mache. Aber ich muss deutlich weniger Informationen zusammensuchen, sortieren und strukturieren, was bei der Anzahl an Accounts und Touchpoints einen echten Unterschied macht.

In diesem Beitrag zeige ich dir drei konkrete Use Cases aus meinem Alltag, die mich inzwischen wirklich weiterbringen! Nichts Theoretisches, sondern Situationen, die so oder ähnlich jede Woche vorkommen.

Use Case 1: Viele Signale, wenig Zeit, Breeze hilft mir, echte Prioritäten zu setzen

Eine typische Situation: Montagmorgen. Ich öffne HubSpot und sehe eine lange Liste an Accounts mit neuen Aktivitäten. Website-Besuche, geöffnete E-Mails, neue Kontakte im Buying Center, alte Deals, bei denen es wieder Bewegungen gibt.

Auf dem Papier ist das alles wertvoll. In der Praxis ist es ohne Struktur erstmal nur Rauschen. Genau an dieser Stelle hilft mir Breeze Assistant. Immer dann, wenn viele Signale gleichzeitig zusammenkommen und ich entscheiden muss, wo ich meine begrenzte Zeit sinnvoll investiere.

Statt nur zu beschreiben, was passiert ist, hilft mir Breeze vor allem bei Fragen wie:

- Welcher Account verdient diese Woche wirklich Aufmerksamkeit?

- Wo gibt es ein realistisches Upgrade- oder Cross-Sell-Potenzial?

- Wer wirkt im Account eher fachlich interessiert, wer eher als wirtschaftliche Entscheiderin oder Entscheider, und wo fehlt noch ein Sponsor?

- Was ist jetzt der sinnvollste nächste Schritt: E-Mail, Call, Demo, ein inhaltlicher Mehrwert, oder ist Abwarten im Moment vernünftiger?

Breeze zieht sich dafür alles, was im CRM vorhanden ist: vergangene Aktivitäten, alte Deals, Meeting-Notizen, Website-Verhalten, Produktinteressen, Rollen im Buying Center und interne Kommentare.Der Mehrwert ist für mich nicht nur: „Hier sind die Informationen zusammengefasst.“Der Mehrwert ist: „Hier sind die drei Accounts, die du dir heute wirklich anschauen solltest, inklusive einer nachvollziehbaren Hypothese, warum.“

Ein anderes, mindestens genauso typisches Szenario aus meinem Alltag:

Es ist Mitte des Monats. Forecast-Druck ist da, meine Pipeline muss für dieses Quartal noch sauber aufgefüllt werden – und in meinem Bestand hängen rund 900 Accounts. Theoretisch könnte ich mich jetzt einfach durch die Listen klicken, Signale checken, Website-Besuche anschauen, alte Deals durchgehen. Praktisch weiß ich: Wenn ich das ohne klare Priorisierung versuche, sitze ich in drei Stunden noch da und habe vielleicht zwei halbwegs gute Kandidaten gefunden. Genau hier kommt Breeze ins Spiel. Statt blind in den Daten zu baden, formuliere ich ein klares „Mini-Mandat“ an Breeze:

„Zeig mir meine fünf besten kurzfristigen Chancen für neue Pipeline. Fokus auf:

- guten Company-Fit für HubSpot (bitte Domain- und Website-Research nutzen),

- aktuelle Intent- oder Conversion-Signale (Website-Besuche, Formulare, Interaktionen),

- idealerweise kein persönlicher Touchpoint von mir in den letzten vier Wochen.“

Breeze zieht sich alles, was es dazu braucht: öffentliche Infos zur Firma, Website-Inhalte, vorhandene CRM-Daten, letzte Aktivitäten, Formulare, E-Mail-Engagement. Am Ende bekomme ich kein abstraktes Score-Modell, sondern eine konkrete, handhabbare Liste von fünf Accounts – inklusive Begründung.

Das sieht dann zum Beispiel so aus (vereinfacht):

- Account 1:  Starker Fit, weil auf der Website klar wird, dass Marketing und Sales mit mehreren Tools arbeiten, Reporting-Themen aber nur oberflächlich abgebildet sind. In den letzten zwei Wochen mehrfach Produktseiten zu Marketing Automation und CRM besucht, aber von mir seit über einem Monat nicht kontaktiert.

→ Empfehlung von Breeze: Fokus auf „zentrales CRM + einheitliches Reporting für Marketing & Sales“, Einstieg über eine kurze Mail an die Marketing-Leitung.

- Account 2:  SaaS-Unternehmen, stark wachsend, mehrere neue Stellen im Sales- und RevOps-Bereich ausgeschrieben. Jüngst ein E-Book zu Lead Nurturing und ein Webinar zu Pipeline-Transparenz konsumiert. Letzter persönlicher Kontakt von mir ist schon länger her.

→ Empfehlung von Breeze: Anknüpfen an das Wachstumstempo, Pain Points in Lead-Qualität und Nachverfolgung adressieren, HubSpot als skalierbare Basis-Architektur positionieren.

Und so geht es weiter für alle fünf Accounts, jeweils mit:

- einer klaren Hypothese, *warum* sich jetzt ein Kontakt lohnt,

- einem fokussierten Point of View, den ich im Gespräch oder in der Mail einnehmen kann,

- konkreten Hinweisen, welche Rolle im Buying Center sich für den Einstieg anbietet.

Das Beste daran: Breeze hört an dieser Stelle nicht auf, sondern fragt mich direkt:

„Möchtest du erste E-Mail-Entwürfe in deinem üblichen Ton für diese Kontakte haben?“

Ich sage ja, definiere kurz Sprache und Zielkontakt und bekomme für jeden der fünf Accounts einen maßgeschneiderten Erstentwurf:

- mit Bezug auf die tatsächlichen Signale,

- mit einem klaren Standpunkt statt generischen Floskeln,

- formuliert so, wie ich typischerweise schreibe (ruhig, pointiert, nicht anbiedernd).

Was sich für mich dadurch ändert,

Statt mich durch 900 Accounts zu quälen und „irgendwo anzufangen“, starte ich den Nachmittag mit fünf klar priorisierten Short-Term-Chancen, jeweils mit:

- nachvollziehbarem *Warum*,

- konkretem Gesprächsaufhänger,

- und einem E-Mail-Entwurf, den ich nur noch feinjustieren muss.

Das ist genau der Unterschied: Breeze nimmt mir nicht die Entscheidung ab, *ob* und *wie* ich die Accounts angehe, aber es bringt mich in dieser Mid-Month-Drucksituation viel schneller von „zu viele Optionen“ zu „fünf konkret umsetzbare nächste Schritte“. Und genau das brauche ich, wenn Pipeline-Aufbau nicht zum Zufall, sondern zu einem wiederholbaren, fokussierten Prozess werden soll.

Use Case 2: Kontextbezogene Kommunikation, von der Idee zum brauchbaren Text in wenigen Minuten

Der zweite große Mehrwert von Breeze Assistant liegt für mich in der Kommunikation! Vor allem bei Accounts, zu denen ich am Anfang fast keinen Kontext habe. Also genau bei den Fällen, in denen im CRM wenig Historie steht und ich trotzdem eine sinnvolle, nicht generische Erstansprache machen möchte.

Im Alltag sieht das bei mir so aus: Für neue oder wenig bearbeitete Accounts nutze ich fast jeden Tag denselben Kern-Prompt in Breeze:

„Ich brauche eine Outreach-E-Mail in [LANGUAGE] für [CONTACT] mit einem klaren Point of View zu Branchentrends bzw. typischen Herausforderungen, die für [COMPANY] relevant sind, und einer kurzen Value Proposition, wie HubSpot genau dabei unterstützen kann. Am Ende soll die Mail fragen, ob dieses Thema aktuell auf der Agenda ist und ob es Sinn macht, kurz darüber zu sprechen.“

Breeze zieht sich dann das, was es zu Account, Branche und Kontakt finden kann (Website, vorhandene CRM-Infos, ggf. Formulareinträge) und baut daraus einen ersten Entwurf. Der ist noch nicht perfekt, gerade bei sehr wenig Daten merkt man schnell die Grenzen, aber ich habe innerhalb weniger Sekunden:

- einen konkreten Aufhänger über ein typisches Problem in der jeweiligen Branche,

- einen klaren Standpunkt dazu (statt Floskeln wie „wir unterstützen Unternehmen dabei, erfolgreicher zu sein“),

- eine kurze, verständliche Erklärung, wie HubSpot genau bei diesem Thema hilft,

- und einen Abschluss, der nicht sofort „Termin verkaufen“ will, sondern erstmal prüft, ob das Thema überhaupt auf dem Radar ist.

Das hilft mir insbesondere bei den Accounts, die auf meinem Namen liegen und zu denen anfangs kaum Gesprächsnotizen oder Deals existieren. Ohne so einen strukturierten Einstieg würde ich bei diesen „Low-Context-Accounts“ ehrlich gesagt oft gar nicht anfangen, weil die Hürde, komplett bei null zu starten, im Tagesgeschäft einfach zu hoch ist.

Spannend wird es dann im zweiten Schritt: Ich lasse Breeze nicht einfach nur Standardtexte schreiben, sondern füttere es mit Prinzipien, nach denen ich verkaufen möchte. Ein Beispiel: Aus dem Buch *„UnReceptive: A Better Way to Sell, Lead, and Influence“* habe ich mir das Konzept des „other-centered selling“ sehr bewusst mitgenommen.

Konkret bedeutet das für mich:

- Der Fokus der Mail liegt klar auf der Perspektive des Empfängers, nicht auf mir oder HubSpot.

- Ich vermeide Versprechen und formuliere eher Hypothesen („Viele Unternehmen in [Branche] sehen gerade XY…“).

- Ich versuche, zuerst Relevanz und Verständnis zu zeigen, bevor ich über Funktionen oder Produkte spreche.

- Der Call-to-Action ist eher eine Einladung zu prüfen, ob das Thema gerade Sinn ergibt, nicht direkt ein „Pitch-Termin“.

Diese Prinzipien schreibe ich mir nicht nur in ein Notizbuch, sondern hinterlege sie bewusst in Breeze, entweder in Form von wiederkehrenden Prompt-Erweiterungen („Bitte formuliere die Mail nach dem Prinzip ‘other-centered’, Fokus auf der Perspektive des Kontakts, keine übertriebenen Versprechen, klare Hypothesen statt pauschaler Aussagen“) oder, wenn die Funktion verfügbar ist, in der Memory-Funktion.

Das führt dazu, dass die Outreach-Entwürfe sich mit der Zeit mehr wie „ich“ anfühlen, obwohl sie technisch gesehen von Breeze kommen. Ich merke richtig, wie sich meine eigenen Learnings – zum Beispiel aus *UnReceptive* – in den Antworten widerspiegeln:

- weniger „Wir bei HubSpot…“,

- mehr „Viele Unternehmen in Ihrer Situation stehen gerade vor…“,

- konkrete Beobachtungen zu Branchentrends,

- und eine ruhige, einladende Frage am Ende wie:

„Ist das Thema bei Ihnen aktuell relevant, oder eher etwas für später? Falls es auf Ihrer Agenda steht, würde ich gerne in einem kurzen Gespräch verstehen, wie Sie heute damit umgehen.“

Mein Ablauf ist dann meistens gleich: Ich lasse Breeze mit diesem Outreach-Prompt einen ersten Wurf erstellen, prüfe, ob der Point of View zur Branche und zur tatsächlichen Situation des Accounts passt, ergänze eventuell eine individuelle Beobachtung (z. B. etwas von der Website oder aus einer Stellenanzeige), passe Tonalität leicht an – und habe in wenigen Minuten eine Mail, die nicht nach Standard-AI klingt, sondern nach einer durchdachten ersten Kontaktaufnahme.

So wird Breeze für mich in diesem Use Case zu einer Kombination aus:

- Beschleuniger (ich muss nicht bei null starten),

- Kontext-Übersetzer (Branche + typische Probleme → klare Botschaft),

- und „Speicher“ für meine eigenen Verkaufsprinzipien (wie other-centered selling aus *UnReceptive*), die ich über Prompts und Memory Stück für Stück einbaue.

Das Ergebnis: Meine Erstansprachen sind schneller fertig, fachlich relevanter und zugleich stärker auf die Perspektive des Gegenübers ausgerichtet – selbst dann, wenn ich am Anfang nur sehr wenig harte Informationen im CRM habe.

Use Case 3: Komplexität in Klarheit übersetze, inklusive HTML-Dokumenten für Dealboard-Analysen

Der dritte Use Case ist für mich der mit dem größten Hebel. Breeze Assistant hilft mir, Komplexität in Klarheit zu übersetzen. Vor allem dann, wenn viele Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenkommen und ich in kurzer Zeit einen verständlichen Überblick brauche.

Typische Szenarien bei mir sind:

- komplexe Deals mit mehreren Stakeholdern,

- Pipeline-Reviews und Forecast-Gespräche,

- interne Business Reviews,

- Vergleiche innerhalb des Teams,

- Account-Zusammenfassungen vor wichtigen Kundenterminen.

Natürlich kann Breeze klassisch zusammenfassen. Richtig stark wird es, wenn ich strukturierte HTML-Dokumente erzeugen lasse, insbesondere für Dealboard-Analysen.

Das klingt im ersten Moment technisch, ist im Alltag aber sehr pragmatisch:

Statt nur eine unsortierte Liste an Deals zu sehen, erhalte ich ein visuell strukturiertes Dokument, das für jede Opportunity unter anderem abbildet:

- einen kompakten Opportunity-Snapshot (Dealgröße, Phase, Zeit im aktuellen Stadium, zentrale Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner),

- Chancen: Wo gibt es Momentum, wo ist ein klarer Business Case sichtbar, wo haben wir bereits Champions im Account,

- Risiken und Blocker: fehlender wirtschaftlicher Entscheider, unklare Timeline, Abhängigkeiten von IT-Ressourcen, starker Wettbewerb,

- nächste sinnvolle Schritte: Wer sollte wann wie angesprochen werden, und mit welchem inhaltlichen Fokus,

- mögliche Coaching-Fragen: Wo lohnt sich ein Gespräch mit meinem Manager oder Kolleginnen, um einen besseren Plan zu entwickeln,

- empfohlene Prioritäten: Welche drei bis fünf Deals verdienen in dieser Woche wirklich aktiven Fokus.

Ein theoretisches Beispiel, das sehr nah an einem echten Weekly bei uns ist: Vor einem wöchentlichen Dealboard-Meeting möchte ich nicht nur alle offenen Opportunities im CRM sehen, sondern verstehen:

- Wo ist wirklich Momentum?

- Welche Deals sehen im Forecast gut aus, haben aber versteckte Risiken?

- Bei welchen Opportunities fehlen noch klare, dokumentierte nächste Schritte?

Früher bin ich dafür Deal für Deal durchgegangen. E-Mails lesen, Notizen nachschlagen, intern nachfragen und mir dann manuell eine Art Spickzettel bauen. Das war zeitaufwendig und trotzdem nicht immer vollständig.

Heute lasse ich Breeze auf Basis der vorhandenen CRM-Daten, E-Mails und Notizen ein HTML-Dokument erstellen, das genau diese Fragen strukturiert beantwortet. Ich bekomme auf einer Seite:

- eine übersichtliche Liste meiner wichtigsten Opportunities,

- zu jedem Deal einen kompakten Status mit Phase, Stakeholdern, Risiken und plausiblen nächsten Schritten,

- Hinweise, bei welchen Deals schon länger kein echter Entscheidungsfortschritt sichtbar ist,

- Vorschläge, wo Coaching oder ein zusätzlicher interner Austausch sinnvoll wäre.

Mit diesem Dokument gehe ich in das Meeting. Statt im Meeting Zeit damit zu verbringen, Daten zu suchen und zu erklären, kann ich direkt in die inhaltliche Diskussion einsteigen:

„Dieser Deal sieht im Forecast gut aus, aber wir haben noch keinen klaren Zugang zum wirtschaftlichen Entscheider.“

oder

„Hier gibt es starkes Produktinteresse, aber die IT hat berechtigte Fragen und ich brauche Unterstützung für ein technisches Detailgespräch.“

Der gleiche Ansatz ist auch für andere Formate wertvoll:

- interne QBRs,

- Management-Updates,

- strukturierte Account-Zusammenfassungen vor Terminen mit VPs oder C-Level.

Überall dort, wo Informationen verteilt und schwer greifbar sind, hilft mir Breeze, sie so aufzubereiten, dass Entscheidungen einfacher werden – für mich, für mein Team und für das Management.

Fazit: Klarheit zuerst, Aktion danach

Wenn ich auf die letzten Monate mit Breeze Assistant schaue, hat sich mein Arbeitsalltag als AE deutlich verändert. Nicht, weil ich weniger arbeite oder „alles abgebe“, sondern weil ich anders arbeite.

Ich verbringe weniger Zeit damit,

- Signale manuell zu sortieren,

- Informationen aus vielen Tabs zusammenzuklicken,

- oder vor einem leeren E-Mail-Editor zu sitzen.

Stattdessen komme ich schneller zu Klarheit:

- Welche Accounts sind heute und diese Woche wirklich relevant?

- Welche Botschaft passt für welche Person zu welchem Zeitpunkt?

- Wo liegen Chancen und Risiken in meiner Pipeline – und was bedeutet das konkret für meine nächsten Schritte?

Breeze nimmt mir nicht die Verantwortung ab. Aber es hilft mir, aus vielen Informationen schneller in sinnvolle Aktion zu kommen. Meine Gespräche werden besser, weil ich besser vorbereitet bin. Meine Kommunikation wird persönlicher, weil ich mehr Fokus auf Inhalte legen kann. Und meine Entscheidungen werden fundierter, weil ich die Zusammenhänge klarer sehe.

Am Ende ist Breeze für mich kein „AI-Spielzeug“, sondern ein pragmatisches Werkzeug im Vertriebsalltag. Es sorgt dafür, dass ich mehr Zeit auf die Dinge verwenden kann, die für meine Kundinnen und Kunden und für mich wirklich zählen: gute Gespräche, klare Einschätzungen, sinnvolle nächste Schritte – und Deals, die auf beiden Seiten nachvollziehbar und tragfähig sind.